Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжкуВкладыши для трудовых книжек являются такими же важными бланками, как и основной документ. Они изготавливаются на Гознаке, имеют несколько степеней защиты и стандартных внешний вид. Облик вкладыша несколько раз менялся, но всегда по размеру и форме этот бланк повторял трудовую книжку. Специалисту кадровой службы необходимо знать, как обращаться с этим документом. Разберемся, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, приведем образец его заполнения и фото.

Когда необходимо заводить вкладыш для трудовой книжки

Несколько лет назад каждый мог приобрести вкладыш для трудовой книжки. Для этого было достаточно дойти до ближайшего киоска, торгующего печатной продукцией. Сейчас ситуация поменялась, вкладыш стал бланком строгой отчетности, и приобрести его может только работодатель. Специалист кадровой службы заводит его только в том случае, если в основной трудовой книжке нет места для внесения сведений о новом месте трудоустройства, наградах или заслугах. Незаконно увеличивать объем трудовой путем вшивания пустых дополнительных листов или прекращением ведения документации.

Незаполненный бланк выдается сотруднику кадровой службы, который вносит в него сведения и подшивает. Именно специалисты этого подразделения должны знать, когда в трудовую необходимо подшить вкладыш. На некоторых предприятиях с работника при необходимости завести вкладыш требуют заявление. Оно необходимо для:

  • списания бланка;
  • возмещения с сотрудника стоимости формуляра;
  • разделение затрат на новый документ между работодателем и сотрудником.

Любой из этих вариантов является законным. Единственная особенность порядок компенсации работодателем части затрат должен быть отражен в соответствующем внутреннем приказе компании. Количество выданных вкладышей отмечается в специальной книге по учету бланков трудовых книжек.

Допустима ситуация, при которой новый работодатель, одновременно с внесением записи о трудоустройстве, заводит и подшивает вкладыш. Такое случается часто. В этом случае делается запись «Выдан вкладыш», и сам бланк должен заводить именно он. Нельзя требовать бланк от самого работника или с предыдущего предприятия, на котором он трудился.

Читайте также: Как оформляется досрочный выход на пенсию с биржи труда

Как оформляется этот документ

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжкуОдним из главных требований к оформлению при выдаче вкладыша является не наличие заявления от работника, а запись, что новый документ был выдан в экземпляре трудовой книжки. Существуют даже стандартные штампы с фразой «Выдан вкладыш» и местом под серию и номер документа. Если в организации нет готового штампа, то он кадровик делает эту запись от руки. Без этой пометки дополнительный бланк останется недействительным.

Сам по себе вкладыш представляет собой книжку в картонной обложке с 36 страницами и титульным листом. Заполнять вкладыш нужно перед его прикреплением к основному документу. Работник должен поставить свою подпись на титульном листе.

Графы в нем совпадают с теми, что имеются в стандартной трудовой книжке. Принципы ведения документа те же, что и для основного бланка. Также специалисты по кадрам несут ответственность за вносимые сведения и могут быть оштрафованы за ошибки. При приеме на работу они должны изучить документы, чтобы при необходимости помочь работнику привести их в порядок.

Перед оформлением вкладыша рекомендуется дать на заполнение работнику анкету, такую же, как и при трудоустройстве, чтобы он указал точные сведения о себе. Это связано с тем, что ошибок быть не должно. Титульный лист заполняется точно так же, как и в основной трудовой книжке. В связи с этим возникает вопрос: какую фамилию писать во вкладыше, если она была изменена в основном документе? Неопытные кадровые работники часто переписывают исправление с прежнего бланка, но необходимо просто внести актуальные данные.

Первая запись во вкладыше должна иметь порядковый номер на единицу больший, чем последние сведения из трудовой книжки. Это позволяет сохранить логичность внесенных данных, их соответствие временным промежуткам работы. Остальные записи будут делаться так же, как и в основном бланке с соблюдением порядковых номеров.

Главный совет от опытных сотрудников отдела кадров – сначала заполните и подшейте вкладыш, а только потом вносите о нем сведения в старый документ. Это необходимо для того, чтобы вы могли заменить бланк при ошибке. Помарки, особенно на титульном листе, запрещены. Если ошибки возникли уже во время ведения вкладыша, и сделаны они в главных записях, то необходимо внести правки, указывая какую запись считать недействительной.

Правильное размещение вкладыша

Многих сотрудников кадровой службы интересует вопрос: как правильно вшить вкладыш и где его разместить в трудовой книжке? Законодательством не предусмотрено нормативов по этому вопросу. Единственное, что необходимо соблюдать – бланк должен быть вшит настоящими нитками. Его можно подшить в любое место предыдущего документа. Опытные кадровики рекомендуют размещать вкладыш в середине, так легче скреплять его с основным бланком. Большинство специалистов предпочитает размещать его в конце. Это логично, но сам процесс будет более затратным по силам.

Рассмотрим, как пришить одну форму к другой. Если вы выбрали в качестве места для вкладыша последний разворот трудовой книжки. Вам потребуется иметь под рукой острую иглу, тонкие и прочные нитки, шило. Вшивается документ по инструкции для работодателей:

  1. Сначала проткните шилом дырки на корешке последнего разворота.
  2. Проделайте ту же процедуру с главным разворотом вкладыша. Расстояние между дырками должно быть везде одинаковым. Например, делайте отверстия через каждые 5 мм. Или сделайте всего 5 отверстий в центре.
  3. Возьмите нитку и иголку и прошейте через отверстия вкладыш, совмещенный с книжкой. Кончики нитей после окончания процедуры нужно завязать.

Если вы первые столкнулись с этой работой, то процесс вставки можно посмотреть на видео. Современные кадровики часто спрашивают, а можно ли посадить второй бланк на клей или приколоть степлером. Это категорически запрещено, пользоваться таким документом нельзя, придется проводить процедуру его восстановления. С советских времен прошивание документов считается самым надежным способом сберечь все листы и предотвращения их замены.

При неправильном соединении бланков необходимо аккуратно удалить дополнительный формуляр, а потом подшить его снова. В некоторых случаях это не представляется возможным. Например, если вкладыш был вклеен. Тогда его удаляют и уничтожают, заменяя новым; на его титульном листе будет стоять пометка «Дубликат». Сотруднику придется обойти своих прежних работодателей для восстановления вкладыша к трудовой книжке. Орфографические ошибки в документе исправляются в общем порядке. Если они сделаны после первого заполнения бланка, то лучше его заменить.

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
Добавить комментарий

Капча загружается...

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: