Основные правила ведения и хранения трудовых книжек по ТК РФ

В последнее время все чаще среди обычных граждан можно услышать разговоры о переходе от стандартной трудовой книжки к ее цифровым аналогам. Новость, что власти России уже запустили процесс поэтапной смены, несколько взбудоражила людей. Однако все мы знаем, что реформы в нашей стране по применению чего-либо нового внедряются довольно медленно, поэтому правилами ведения и хранения трудовых книжек пренебрегать не стоит. Значит, это довольно актуальная тема для разговора, и сегодня мы попытаемся подробно ответить на интересующие вас вопросы про трудовые книжки.

Регулирование на законодательном уровне

Многие, кто еще не сталкивался с трудовой, не знают, что заполнение и хранение должно соответствовать нормам и правилам, прописанных в следующих актах:

• 66-я статья ТК РФ;
• Постановление о ведении трудовых книжек номер 225 от 16.04.2003;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек.

Стоит сказать, что с 2003 года порядок действий, описанный выше, почти не менялся, вносились лишь некоторые коррективы.

Главные правила, которые должен знать каждый, кто ведет и хранит трудовые книжки

Напомним: трудовая книжка – документ, подтверждающий стаж работы и свидетельствующий о карьерном росте и продвижении. Но будьте внимательны – важно правильное оформление всех записей, иначе они не будут иметь силы.

Существует определенная инструкция, которую нужно обязательно соблюдать уполномоченным при заполнении.

1. Трудовая должна быть у любого сотрудника без исключения, не зависимо от того, какую должность он занимает. Если он работает на предприятии более 5 дней, запись в документе обязательна. Это касается и ИП, и госучреждений.
2. Первая трудовая книга оформляется на протяжении 7 дней.
3. Корректно и четко вносятся данные о предыдущих работах, с упоминанием должности, прописываются даты приема и увольнения (обязательно фиксируется основания для увольнения). Нельзя игнорировать переводы, благодарности, работу по совместительству, период прохождения военной службы и данные об образовании человека.
4. Запись обязана иметь свой номер (без использования сокращений).
5. В трудовую книгу нельзя вносить записи о каких-либо дисциплинарных взысканиях, кроме увольнения по статье, а также информацию о любых денежных вознаграждениях.

Это важно знать! В 2020 году власти Российской Федерации не меняли правил ведения трудовых книжек, однако бытует мнение, что с приходом цифровых заменителей они попросту утратят свою актуальность.

Правила и условия хранения трудовых документов

Все сотрудники ИП и юридических организаций обязаны иметь трудовую. Относиться к заполнению всех пунктов документа нужно внимательно, учитывая прописанные законодательством требования. К процессу хранения трудовой в организации установлено не меньше требований, чем к заполнению:

• трудовые книжки предписано сберегать в специально отведенном месте, таком как сейф либо помещение с охраной;
• начальник, который отвечает за сохранность указанного документа, обязуется вносить все данные о трудовых в журнал учета бланков трудовых книжек и ее вкладышей, в журнал движения трудовых книжек;
• при наличии испорченных бланков их необходимо уничтожить, но лишь после того, как составится соответствующий акт.

Также стоит учитывать и то, что, согласно специальному приказу Министерства культуры, для хранения трудовых книжек на предприятии отводится более семидесяти пяти лет.

На кого возложена ответственность за сохранность документа

Вносить записи в трудовые сотрудников может только уполномоченное лицо. В подавляющем большинстве данную компетенцию получает кто-то из служащих отдела кадров. Если такового нет, то им может стать секретарь, делопроизводитель либо бухгалтер.

При создании приказа работодатель обязан написать полные данные ответственного и его должность, четко указать все обязанности, которые на него возлагаются, зафиксировать номер и дату оформления документа и заверить все своей подписью. После создания документа с ним обязан ознакомиться тот человек, которого назначают ответственным, после этого он ставит свою подпись на приказе, тем самым подтверждая свое согласие.

Ведение и хранение трудовых – ответственное задание, и к нему нельзя относиться спустя рукава. Ведь изредка даже самые маленькие исправления либо зачеркивания могут привести к непоправимым последствиям. За неправильно оформленную запись ответственное лицо и его начальника привлекут к ответственности. Естественно, об уголовном деле никто не говорит, но заплатить штраф придется.

Если уж ответственному пришлось что-то исправить в записи, то это необходимо сделать своевременно.